Mistr světa v Excelu prozradil funkci, která vám ušetří hodiny práce. Málokdo ji používá, a přitom je v každé verzi

Diarmuid Early, vítěz Microsoft Excel World Championship 2025, v rozhovoru pro Business Insider doporučil jedinou funkci: SUMIFS.

Zdroj fotografie: Felix Wong / FelixWong.com

Irský finanční analytik s praxí v BCG a Deutsche Bank ji označil za svůj tip číslo jedna pro kohokoli, kdo v Excelu tráví víc než pár minut denně. SUMIFS umí sečíst hodnoty v tabulce podle více podmínek najednou, třeba prodeje konkrétního produktu v konkrétním regionu za konkrétní měsíc. Jeden vzorec tak může nahradit řadu ručních kroků. Podle Earlyho zkušenosti ze školení ji přitom řada kancelářských pracovníků buď nezná, nebo její použití obchází ručním kopírováním, filtrováním a skládáním vzorců typu =A1+B3+C5+D10. A právě to může při opakované práci stát hodiny navíc. Funkce je přitom dostupná ve všech běžně používaných verzích Excelu od roku 2007, tedy i v tom, který máte v práci.

Co přesně SUMIFS dělá a čím se liší od SUMA

Většina uživatelů Excelu zná funkci SUMA. Ta sečte hodnoty v zadaném rozsahu. O stupeň výš stojí SUMIF, která sčítá podle jedné podmínky, například jen řádky, kde je ve sloupci „Region“ hodnota „Jih“. SUMIFS jde ještě dál: zvládne několik podmínek současně.

Praktický rozdíl nejlépe ukazuje modelový vzorec z české nápovědy Microsoftu:

=SUMIFS(D2:D11;A2:A11;“Jih“;C2:C11;“Maso“)

Tento jediný řádek sečte všechny prodeje masa v regionu Jih. Bez SUMIFS byste museli tabulku například ručně filtrovat a následně vybrané hodnoty sečíst, případně vytvořit složitější vzorec. Při každé změně podmínek nebo dat by pak bylo potřeba kontrolovat, zda ruční postup stále odpovídá požadovanému výsledku.

Důležitý detail pro ty, kdo přecházejí mezi SUMIF a SUMIFS: pořadí argumentů je jiné. U SUMIFS je oblast součtu na prvním místě, u SUMIF až na třetím. Právě tato záměna může být zdrojem chyb, pokud uživatel mezi oběma funkcemi přechází.

Proč Early říká, že šetří hodiny, a kdy to platí

Early v rozhovoru otevřeně přiznává, že první použití SUMIFS může být pomalejší než ruční cesta. Člověk musí pochopit syntaxi, správně zadat rozsahy a kritéria. Při dalším použití už je postup rychlejší. A u pravidelných měsíčních reportů, kde se stejný typ součtu opakuje desítky až stovkykrát, může automatizace pomocí vzorců ušetřit značné množství času.

Sám popisuje situaci ze školení, kdy účastník reagoval slovy: „Kdybych to věděl včera večer, nemusel jsem pracovat do dvou do rána.“ Není to měřený důkaz, ale ilustrace principu, který Early považuje za klíčový: vždy hledat způsob, jak nahradit zbytečnou ruční rutinu efektivnějším postupem.

Kde naopak SUMIFS nepomůže? U jednorázového sečtení pěti buněk v malé tabulce. Tam je ruční součet stejně rychlý a jednodušší. Síla funkce se projeví ve chvíli, kdy data rostou, podmínky se mění a report se opakuje.

Jak poznáte, že vaše vzorce volají po přepisu

Existuje několik varovných signálů, že děláte v Excelu zbytečnou práci:

• Řetězíte mnoho + mezi nesousedními buňkami (=A1+B3+C5+D10+F12).
• Před každým součtem ručně filtrujete tabulku.
• Po vložení nebo smazání řádku se vám rozbijí výsledky.
• Kopírujete data do pomocných listů, abyste je mohli sečíst.

Každý z těchto postupů může být kandidátem na přepis do SUMIFS. Microsoft přímo upozorňuje, že vzorce typu =A+B+C mohou být náchylnější k chybám a při změně struktury dat vyžadují ruční úpravy. SUMIFS pracuje s definovanými rozsahy, takže je pro podobné úlohy vhodnější. Neznamená to ale, že vložení nebo smazání řádku nemůže ovlivnit výsledek vůbec – záleží na tom, jak jsou rozsahy ve vzorci nastavené.

Co ještě Early radí, a co si myslí o umělé inteligenci

Kromě konkrétní funkce Early zdůrazňuje princip: nejen dostat výsledek, ale ověřit, jestli dává smysl. Podle něj lidé na každé úrovni dovednosti dělají něco neoptimálně, dokud nepostoupí o úroveň výš. Zkušený uživatel přestane ručně klikat součty, ale možná stále neověřuje logiku výsledku.

K umělé inteligenci je překvapivě střízlivý. Říká, že AI může výrazně pomoci posunout začátečníky na slušnou úroveň, zatímco pokročilým uživatelům může přinést menší přínos. A dodává s úsměvem: pokud AI začne učit nové věci i jeho, pro lidské excelové specialisty už moc prostoru nezbude.

Funkce SUMIFS není žádná skrytá novinka ani tajný trik. Je v oficiální dokumentaci, v každém běžném Excelu od verze 2007 a Microsoft ji uvádí jako vhodný nástroj pro sčítání podle více kritérií. Stačí ji jednou vyzkoušet na reálných datech a možná zjistíte, že ruční skládání dlouhých součtů už nedává příliš smysl.