Průměrný člověk stráví 12 dní života hledáním zapomenutých hesel. Existuje 17 triků, jak přestat ztrácet čas

Dvanáct dní čistého času, tolik průměrný Američan za život promarní jen tím, že si vzpomíná na hesla nebo je resetuje. A většinu z toho jde škrtnout.

Zdroj fotografie: Edwin.images / Creative Commons / CC BY-SA

Číslo pochází z průzkumu, který v roce 2017 provedla agentura Censuswide pro společnost Openwave Mobility na vzorku více než 2 000 respondentů v USA a Velké Británii. Američané uvedli, že zadáváním a obnovováním hesel stráví v průměru 12 dní a 1 hodinu, Britové 11 dní a 17 hodin. Nejde tedy o českou statistiku ani o aktuální měření, ale o zahraniční výzkum založený na výpovědích samotných respondentů. Přesto dobře ilustruje problém, se kterým se potýká prakticky každý, kdo denně pracuje s počítačem a prohlížečem.

Hesla jsou přitom jen špička ledovce. Většinu pracovního dne ukrajují desítky drobných zdržení: zavřená karta, ruční domlouvání schůzky nebo zbytečné klikání tam, kde stačí klávesová zkratka. Proto vznikl seznam 17 konkrétních triků, které tyto mikroprodlevy pomáhají omezit. Žádný z nich není revoluční sám o sobě, síla spočívá v jejich součtu.

Všech 17 triků na jednom místě

Seznam původně sestavil Kirk Montagne, IT manažer americké firmy Lutz, v dubnu 2023. Rozdělili jsme ho do dvou oblastí: první se zaměřuje na hesla a přihlašování, druhá na další činnosti, které vás při každodenní práci zbytečně zdržují.

Hesla a přihlašování:

• Správce hesel (1Password / Keeper) – konec opakovaného resetování a vymýšlení hesel.
• Najít Android / iPhone – rychlé dohledání ztraceného telefonu místo několika minut paniky.

Mikroúspory při práci na počítači, v prohlížeči a na mobilu:

• Týdenní restart počítače – pomůže dokončit některé aktualizace a může vyřešit problémy s pamětí či zpomaleným systémem.
• Snímek obrazovky (výřez) – rychlé sdílení konkrétní části obrazovky místo zdlouhavého popisování.
• Night Light / teplejší barvy displeje – mohou zvýšit pohodlí při večerní práci.
• Znovuotevření zavřené karty (Ctrl+Shift+T) – rychlý návrat k omylem zavřené kartě.
• Vyhledávání přímo z adresního řádku – žádné zbytečné klikání navíc.
• Uvozovky v Googlu – přesnější hledání konkrétních slovních spojení.
• Pravidla a filtry v Outlooku – automatické třídění e-mailů.
• Odložené odeslání v Outlooku – naplánování odeslání e-mailu na vhodný čas.
• Teams Quiet Hours – omezení mobilních oznámení mimo pracovní dobu.
• Mezerník v Zoomu – rychlé dočasné zapnutí či vypnutí mikrofonu při podržení mezerníku, pokud je tato funkce povolená.
• Calendly – méně e-mailového přetahování při domlouvání schůzek.
• Systémové klávesové zkratky – rychlejší práce s okny, zamykání počítače a přepínání mezi aplikacemi.
• Klávesové zkratky na YouTube – ovládání videa bez myši, zejména v desktopovém prohlížeči.
• Tezaurus v Office – rychlé hledání synonym při psaní.
• Dvojité klepnutí na mezerník – automatické vložení tečky a mezery při psaní na iPhonu.

Většinu těchto triků můžete začít používat během několika minut. Některé nevyžadují instalaci ani registraci, jiné potřebují jednorázové nastavení nebo účet.

Co zvládnete hned a co vyžaduje přípravu

Ne všech 17 bodů je stejně snadno dostupných. Restart, snímek obrazovky, Night Light, znovuotevření karty, vyhledávání z adresního řádku, uvozovky v Googlu, systémové a YouTube klávesové zkratky nebo dvojité klepnutí na mezerník můžete začít používat téměř okamžitě. Tezaurus najdete v desktopových aplikacích Office, pokud je máte k dispozici. Pravidla v Outlooku, nastavení oznámení v Teams a ovládání mikrofonu v Zoomu zase dávají smysl především těm, kteří tyto služby používají.

Větší počáteční investici vyžadují dva body: správce hesel a Calendly. U 1Password se cena osobního tarifu může pohybovat kolem 75 Kč měsíčně, podle aktuální nabídky a způsobu platby. Keeper nabízí různé placené tarify, jejichž cena se liší podle funkcí a délky předplatného. Calendly má bezplatný plán, placené tarify začínají na 10 USD za uživatele měsíčně.

Podle nás ale právě tyto dvě položky mohou přinést výraznou dlouhodobou úsporu času. Správce hesel omezuje nutnost vymýšlet, pamatovat si a obnovovat přihlašovací údaje. Calendly zase zjednodušuje domlouvání schůzek, které by jinak vyžadovalo několik kol e-mailů typu „Hodí se vám úterý?“ – „Ne, co středa?“ – „Středa také ne.“

Správce hesel vs. to, co už máte v prohlížeči

Proč platit za 1Password nebo Keeper, když Chrome i Safari ukládají hesla zdarma? Je to oprávněná otázka. Google Password Manager funguje v rámci Google účtu, automaticky vyplňuje přihlašovací údaje a podporuje také přístupové klíče (passkeys). Aplikace Apple Hesla na iPhonu a Macu nabízí podobné funkce, včetně ověřovacích kódů a sdílení prostřednictvím Klíčenky na iCloudu.

Placené správce hesel ale mohou nabídnout několik výhod navíc:

• Víceplatformnost – 1Password nabízí rozšíření pro Chrome, Safari, Edge, Firefox i Brave. Keeper rovněž podporuje různé prohlížeče a mobilní platformy.
• Bezpečnostní vrstva navíc – 1Password používá kromě hlavního hesla také takzvaný Secret Key, jedinečný klíč vytvořený při registraci. Keeper využívá architekturu s nulovými znalostmi, při níž jsou citlivá data šifrována tak, aby k nim poskytovatel neměl běžný přístup.
• Upozornění na kompromitovaná hesla – funkce 1Password Watchtower upozorňuje na slabá či opakovaně používaná hesla a další bezpečnostní rizika, včetně údajů spojovaných se známými úniky.
• Bezpečné sdílení – hesla můžete sdílet s rodinou nebo kolegy, aniž byste je museli posílat e-mailem či běžným chatem.

Hlavní psychologickou bariérou je paradoxně právě bezpečnost. Akademická studie publikovaná v časopise Journal of Information Processing Systems, která pracovala se vzorkem 248 respondentů, ukázala, že lidé, kteří správce hesel nepoužívají, se obávají především toho, že budou mít všechna hesla uložená na jednom místě. Uživatelé naopak jako hlavní přínos uvádějí pohodlí. Riziko samozřejmě není nulové, ale je jiné než v případě slabého hesla napsaného na papírku přilepeném k monitoru.

Ani 1Password, ani Keeper oficiálně neuvádějí češtinu mezi podporovanými jazyky celého uživatelského rozhraní. Samotné aplikace a jejich rozšíření ale mohou fungovat s českými weby a rozpoznávat přihlašovací pole bez ohledu na jazyk stránky.

Proč většina lidí tyto triky nepoužívá

Odpověď je prostší, než by se mohlo zdát. Většina tipů ze seznamu není schovaná za placenou branou ani za složitým technickým nastavením. Často jsou jen ukryté v nabídkách, které lidé běžně neotevírají. Night Light najdete ve Windows v Nastavení → Systém → Displej. Pravidla Outlooku jsou v nabídce pro správu pošty, kterou mnoho uživatelů nikdy neprozkoumalo. A klávesové zkratky YouTube? Stačí během přehrávání otevřít jejich přehled, jenže málokdo to udělá.

Druhým důvodem jsou návyky. Přechod od myši ke klávesovým zkratkám může zpočátku práci zpomalit, než si člověk nové postupy osvojí. Zkratka Ctrl+Shift+T například ušetří možná pět sekund. Pokud ji ale použijete pětkrát denně, pět dní v týdnu a padesát týdnů v roce, za deset let se nasčítá více než 17 hodin. A to je jen jeden trik ze sedmnácti.

Největší úspora nevzniká díky jedinému zázračnému triku. Přichází ve chvíli, kdy odstraníte desítky drobných, opakujících se zdržení. Každé z nich vypadá zanedbatelně, dokud je nezačnete sčítat.