5 kódů, které uvolní gigabajty v Gmailu za pár minut. Fungují roky, ale moc lidí je nezná

Patnáct gigabajtů zdarma zní štědře, dokud se nerozdělí mezi Gmail, Disk a Fotky a jednoho dne přijde varování, že místo došlo.

Zdroj fotografie: Lukáš Altman (Mobify.cz) a Google

Většina lidí pak začne ručně proklikávat stovky starých konverzací. Přitom stačí do vyhledávacího pole Gmailu zadat pět krátkých textových příkazů, kterým Google říká vyhledávací operátory, a během několika minut vytáhnout přesně ty zprávy, které zabírají nejvíc místa. Nejsou to žádné hacky ani skripty, jsou to oficiálně dokumentované funkce, které Google drží v nápovědě pro pokročilé vyhledávání, jenže v běžném rozhraní je nikde neukazuje. Syntaxe je navíc i v české verzi anglická, takže na první pohled nepůsobí jako něco, co by měl zkoušet běžný uživatel. A právě proto je většina lidí nezná.

Pět operátorů seřazených podle efektu

Pořadí není náhodné. Sestavili jsme ho tak, aby první dotaz přinesl největší úsporu za nejkratší čas a každý další dočišťoval to, co předchozí nezachytil.

1. has:attachment larger:10M – Najde všechny zprávy s přílohou větší než 10 MB. Tady sedí prezentace, fotky z dovolené posílané mailem, PDF katalogy. Sto takových zpráv je zhruba gigabajt. Dvě stě jsou skoro dva.
2. older_than:2y has:attachment – Vytáhne přílohy starší dvou let. Většinou jde o soubory, které už dávno máte uložené jinde, ale v Gmailu tiše zabírají stovky megabajtů.
3. filename:.pdf larger:5M older_than:1y – Cílí na těžká PDF starší jednoho roku. Faktury, smlouvy, manuály; věci, které si člověk jednou stáhne a pak na ně zapomene.
4. category:promotions older_than:6m – Promo maily starší půl roku. Jednotlivě váží málo, ale za měsíce jich narostou tisíce. Hromadné smazání je bezbolestné, protože slevový kód z loňského léta už nikomu nepomůže.
5. category:updates older_than:1y – Notifikace, potvrzení objednávek, systémové zprávy starší roku. Stejný princip jako u promo pošty: jednotlivě drobné, v součtu překvapivě objemné.

Všech pět dotazů se zadává do horního vyhledávacího pole v Gmailu na počítači. Fungují i v české jazykové verzi, syntaxe zůstává anglická, ale Gmail ji rozumí bez ohledu na nastavený jazyk.

Proč nestačí jen smazat: koš a spam žerou kvótu dál

Tady je zásadní detail, který řadu lidí zaskočí. Smazané zprávy putují do koše, kde zůstávají dalších 30 dní. A po celou tu dobu se počítají do sdílené 15GB kvóty. Totéž platí pro spam. Dokud obě složky ručně nevysypete, místo se neuvolní.

Postup je jednoduchý: po smazání otevřete složku Koš, klikněte na „Vysypat koš“ a totéž zopakujte u Spamu. Teprve pak se kapacita skutečně přepočítá, i když ne okamžitě. Google upozorňuje, že po velkém úklidu může aktualizace úložiště trvat až 48 až 72 hodin. Takže pokud po smazání tisíce zpráv ukazatel stále svítí červeně, nepanikařte. Přepočet dorazí.

Co se počítá do 15 GB a proč mailový úklid nemusí stačit

Patnáct gigabajtů sdílí tři služby: Gmail, Google Disk a Google Fotky. Do gmailové části se započítávají všechny zprávy včetně příloh, tedy doručené, odeslané, archivované, a právě i obsah koše a spamu. Pokud ale většinu prostoru zabírají fotky z telefonu zálohované do cloudu nebo soubory na Disku, samotný úklid pošty pomůže jen částečně.

Pro rychlý přehled, kde přesně místo mizí, slouží Google One Storage Manager. Ten ukáže využití po jednotlivých službách a navrhne položky ke smazání. Je to jiný nástroj než vyhledávací operátory, spíš přehledový dashboard než chirurgický skalpel. Operátory v Gmailu jsou přesnější, Storage Manager zase pokrývá celý účet najednou. Ideální je použít obojí.

Jak neudělat chybu při hromadném mazání

Operátory samy o sobě nic nemažou. Jen filtrují výsledky. Smazání nastane až po ručním označení zpráv a kliknutí na ikonu koše. Přesto existuje riziko: Gmail může do výsledku vrátit celé konverzační vlákno, pokud podmínce odpovídá jen jedna zpráva v něm. Proto doporučujeme nejdřív otevřít pár vzorkových vláken, ověřit, co v nich je, a teprve pak vybírat hromadně.

Třicetidenní koš funguje jako poslední pojistka. Pokud si po smazání uvědomíte, že jste přišli o důležitý mail, stačí ho z koše obnovit, ale jen dokud koš ručně nevysypete.

Jak zabránit, aby se schránka zaplnila znovu

Jednorázový úklid je polovina práce. Druhá polovina je prevence:

• Odhlašujte promo maily. Tlačítko „Odhlásit odběr“ je přímo v záhlaví zprávy. Po odhlášení může ještě pár dní trvat, než maily přestanou chodit, ale přestanou.
• Opakujte dotazy. Jednou za čtvrt roku zadejte stejných pět operátorů a smažte, co narostlo.
• Vytvořte si filtr. Pokud víte, že určitý typ pošty nikdy nepotřebujete archivovat, můžete z ověřeného vyhledávání vytvořit pravidlo, které příchozí zprávy automaticky smaže nebo přeskočí doručenou poštu.

Pět textových řetězců, pár minut práce a ruční vysypání koše. Žádná magie, žádné placené rozšíření, jen funkce, kterou Google dokumentuje roky, ale schovává za rohem, kde ji většina uživatelů nikdy nehledá.