Microsoft zpřísnil pravidla OneDrivu a málokdo si toho všiml. Když neplatíte, stačí překročit 5 GB a nepošlete ani e-mail

Microsoft od února 2023 tiše propojil cloudovou kvótu s e-mailem. Přeplníte 5 GB na OneDrivu a Outlook.com přestane přijímat i odesílat poštu.

Zdroj fotografie: Unsplash

Změna, která vstoupila v platnost 1. února 2023, sjednotila úložiště osobního účtu Microsoft do jedné sdílené kvóty. Do stejných 5 GB zdarma se od té doby počítají nejen soubory a fotky na OneDrivu, ale také některá data z Outlook.com, například přílohy a vložené obrázky v e-mailech. Kdo tento limit překročí, nemá problém jen s cloudovým úložištěm. Outlook.com mu může přestat doručovat i odesílat poštu a příchozí zprávy se mohou začít vracet odesílateli. Microsoft přitom změnu komunikoval především prostřednictvím podpůrné dokumentace a upozornění v účtu, nikoli velkou spotřebitelskou kampaní. Pravidlo platí dodnes a aktuální stránky podpory ho i v roce 2026 stále uvádějí.

Jedna kvóta, dvě služby a tichá past

Klíčový háček nespočívá v samotných pěti gigabajtech. Ty nabízí zdarma i Apple u iCloudu. Problém je v tom, co všechno Microsoft do společné kvóty započítává. Před únorem 2023 měl OneDrive vlastní limit a poštovní schránka Outlook.com samostatnou kapacitu, až 15 GB. Tyto limity fungovaly odděleně. Po změně ale Microsoft zavedl sdílené cloudové úložiště: jedna 5GB kvóta pokrývá OneDrive a další data započítávaná do cloudového úložiště Microsoftu, včetně vybraných dat z Outlook.com.

Poštovní schránka Outlook.com si sice stále drží vlastní 15GB kapacitu, ale přeplnění celkové cloudové kvóty může omezit její fungování bez ohledu na to, kolik místa je ještě volné přímo ve schránce. Jinými slovy: můžete mít v e-mailu obsazené pouhé 2 GB z patnácti, ale pokud vaše soubory a další data započítávaná do cloudového úložiště přesáhnou dostupnou kvótu, Outlook.com může přestat správně odesílat a přijímat zprávy.

Co se stane po překročení limitu

Důsledky se mohou projevit okamžitě a při dlouhodobém překročení limitu se situace dále zhoršuje. Microsoft v dokumentaci ke kvótám popisuje například tyto následky:

• Ihned po překročení: OneDrive přestane umožňovat nahrávání nových souborů a synchronizace se může zastavit. Outlook.com může přestat odesílat a přijímat e-maily a příchozí zprávy se mohou vracet odesílateli. U dalších služeb mohou být omezeny funkce závislé na cloudovém úložišti.
• Po 3 měsících nad limitem: Pokud účet zůstává nad kvótou, mohou být soubory v OneDrivu zmrazeny a přístup k nim může být omezen. Data přitom zůstávají uložená na účtu.
• Po 6 měsících: Microsoft může OneDrive a soubory v něm odstranit, pokud uživatel situaci nevyřeší. Před případným odstraněním Microsoft uživatele upozorňuje a stanovuje lhůtu, během níž je možné problém napravit.

Před smazáním Microsoft posílá upozornění s informací, do kdy je třeba situaci vyřešit. Konkrétní postup a lhůty se mohou lišit podle typu účtu a aktuálních podmínek služby, takže není vhodné spoléhat na jedinou pevnou lhůtu.

Pět gigabajtů se naplní rychleji, než čekáte

Microsoft do sdílené kvóty nepočítá jen ručně nahrané dokumenty. Podle oficiální nápovědy se do ní zahrnují například soubory a fotky na OneDrivu, obsah Koše OneDrivu a některá data z Outlook.com a dalších služeb Microsoftu.

Zvlášť zrádný je scénář, kdy uživatel OneDrive aktivně nepoužívá, ale má účet Microsoft kvůli Outlooku, Xboxu nebo jiným službám. Data uložená v cloudových službách se totiž mohou do kvóty započítávat, i když uživatel OneDrive vědomě nepoužívá. Koš OneDrivu navíc může dál zabírat část úložného prostoru, dokud není vyprázdněn.

Další rizikovou skupinou jsou lidé, kteří si kdysi pořídili předplatné Microsoft 365 nebo získali dočasný bonus k úložišti. Po vypršení předplatného nebo akce se dostupná kapacita sníží a účet se může dostat nad nový limit, aniž by uživatel nahrál jediný nový soubor.

Jak zjistit stav účtu a co s tím

Kontrola zabere minutu. Stačí se přihlásit k účtu Microsoft a otevřít sekci Úložiště Microsoftu na řídicím panelu. V Outlook.com lze stav úložiště najít také v nastavení účtu. Na desktopu může na problém upozornit i ikona OneDrivu, přičemž konkrétní vzhled upozornění se může lišit podle verze aplikace a operačního systému.

Kdo nechce platit, musí uvolnit místo ručně:

• Projít velké soubory, ZIP archivy a složku Z fotoaparátu na OneDrivu
• Vysypat Koš OneDrivu, protože smazané soubory v něm mohou dál zabírat kvótu
• V Outlook.com smazat e-maily s velkými přílohami a vyprázdnit složku Odstraněná pošta

Kdo raději zaplatí, má několik možností. Microsoft 365 Basic nabízí 100 GB úložiště. Microsoft 365 pro jednotlivce nabízí 1 TB a rodinný tarif umožňuje sdílet úložiště mezi více uživateli. Ceny se mohou měnit, proto je vhodné ověřit aktuální nabídku přímo u Microsoftu.

Jak si stojí konkurence

Pro srovnání: Google u osobního účtu nabízí 15 GB zdarma sdílených mezi Gmailem, Diskem a Fotkami. Apple dává u iCloudu 5 GB zdarma, stejně jako Microsoft. V absolutních číslech je tedy bezplatná kapacita Microsoftu na úrovni Applu a o 10 GB nižší než u Googlu. Rozdíl je ale také v tom, jak jednotlivé služby s překročením limitu pracují. U Googlu může zaplnění úložiště omezit některé funkce Gmailu, Disku a Fotek, zatímco u Microsoftu může překročení společné kvóty ovlivnit více služeb najednou.

Základní pravidlo je stále stejné: pět gigabajtů, jedna společná kvóta a při jejím překročení mohou přijít omezení nejen OneDrivu, ale také dalších služeb. Stačí se jednou přihlásit a zkontrolovat, kolik místa zbývá, dřív, než to zjistíte od kolegy, kterému se vrátila zpráva.