Gmail ukrývá 4 nastavení, která většina lidí nikdy nezměnila. Schránka pak funguje úplně jinak a důležité maily nezapadnou

Gmail ve výchozím stavu třídí poštu podle obecných signálů, a právě proto se důležité zprávy často schovají mimo hlavní zorné pole, aniž byste tušili proč.

Zdroj fotografie: Katalog skladových zásob / Creative Commons / CC BY-SA

Čtyři nastavení, která mohou výrazně změnit práci s poštou, najdete v nabídce, do které se běžný uživatel při každodenním čtení e-mailů často vůbec nepodívá. Jde o Prioritní poštu, kategorie doručené pošty, připomenutí starších vláken a vlastní filtry se štítky. Každá z těchto funkcí ovlivňuje, které zprávy uvidíte jako první, ke kterým se vám Gmail připomene a na které dostanete upozornění. Podívali jsme se na ně podrobněji. Jejich nastavení není nijak složité, ale najdete je o několik kliknutí dál, než kam se člověk při běžné práci s e-mailem obvykle dostane.

Proč důležitý mail „zapadne“, i když dorazil správně

Představte si, že vám přijde e-mail od pojišťovny s termínem platby. Gmail ho vyhodnotí jako aktualizaci a zařadí do karty Aktualizace. Vy ale máte zapnuté kategorie a oznámení dostáváte pouze pro kartu Primární. Výsledek? Zpráva dorazila, ve schránce ji najdete, ale upozornění vám nepřišlo a na kartu Aktualizace jste se ten den nepodívali.

Právě tak může důležitý e-mail snadno zapadnout. Gmail odhaduje důležitost zpráv mimo jiné podle toho, komu píšete, které zprávy otevíráte, na co odpovídáte a jak se zprávami zacházíte. Pokud ale špatně zařazené e-maily nepřesouváte a důležité zprávy nijak neoznačujete, má systém méně podkladů pro zpřesnění svých odhadů. Ty pak nemusejí odpovídat vašim aktuálním potřebám. Jak vysvětluje Google Workspace Blog, při třídění hrají roli také vaše vlastní zásahy a preference.

Čtyři nastavení krok za krokem

1. Prioritní pošta

Místo jedné dlouhé fronty zpráv rozdělí doručenou poštu do sekcí, například Důležité a nepřečtené, S hvězdičkou a Vše ostatní. Sekce si můžete přizpůsobit podle vlastních potřeb. Gmail tak pomáhá určit, které zprávy mají být právě teď nejvíc na očích, nikoli pouze do jaké kategorie patří.

• Na webu: Nastavení → Typ doručené pošty → Prioritní pošta
• Android / iPhone: Nastavení → váš účet → Typ doručené pošty → Prioritní pošta

2. Kategorie doručené pošty

Gmail může zprávy rozdělovat do karet Primární, Sociální sítě, Promoakce, Aktualizace a Fóra. Sami si můžete vybrat, které karty chcete používat a které vypnout.

Důležitý detail se týká oznámení: v mobilní aplikaci Gmail jsou při zapnutých kategoriích výchozí upozornění o nových zprávách omezena na kartu Primární. Pokud chcete dostávat oznámení také o zprávách z jiných kategorií, zkontrolujte nastavení oznámení a případně využijte vlastní filtry.

• Na webu: Nastavení → Typ doručené pošty → Výchozí → Přizpůsobit
• Mobil: Typ doručené pošty → Výchozí doručená pošta → Kategorie doručené pošty

Pozor: kategorie doručené pošty nelze zapnout, pokud máte ve schránce více než 250 000 e-mailů. U starších, dlouhodobě používaných účtů to může být skutečná překážka.

3. Připomenutí (nudges)

Gmail dokáže vytáhnout starší konverzaci zpět na začátek seznamu a navrhnout vám, abyste na zprávu odpověděli nebo se připomněli jejímu odesílateli. Bez této funkce se nevyřízený e-mail může postupně propadnout pod novější zprávy a snadno zmizet z dohledu.

• Na webu: Nastavení → Obecné → Připomenutí
• Android: Nastavení → účet → Připomenutí → Odpovědi a nevyřízené e-maily
• iPhone: Nastavení → Přizpůsobení doručené pošty → Připomenutí (Nudges)

4. Filtry a štítky

Jde o nejflexibilnější, ale také nejsložitější nástroj. Filtr může příchozí zprávu automaticky označit štítkem, označit jako důležitou, opatřit hvězdičkou, archivovat nebo smazat. Podle nastavení ji může také pomoci zařadit do odpovídající části schránky.

Vytváření filtrů Google popisuje především pro webovou verzi Gmailu. Ve vyhledávacím poli nahoře kliknete na „Zobrazit možnosti“ a následně na „Vytvořit filtr“. V mobilní aplikaci můžete pracovat se štítky, ale složitější pravidla se pohodlněji nastavují na počítači.

Podrobný návod najdete v nápovědě Gmailu.

Dvě cesty, stejný cíl

Prioritní pošta a doručená pošta s kategoriemi používají odlišné způsoby třídění, které nelze libovolně kombinovat. Buď zvolíte obsahové třídění do karet podle typu zprávy, nebo prioritní sekce, které zvýrazňují důležité a nevyřízené e-maily. Obě možnosti řeší stejný problém: dostat podstatné zprávy do zorného pole.

Pro běžného uživatele dávají smysl především tyto dvě varianty:

• Prioritní pošta pro ty, kdo chtějí mít důležité zprávy přehledně nahoře a nepotřebují samostatné karty podle typu obsahu.
• Výchozí doručená pošta s upravenými kategoriemi a filtry pro ty, kdo chtějí zprávy třídit podle typu a zároveň si pohlídat konkrétní odesílatele, například pomocí filtru, který jejich zprávy označí jako důležité.

Obě varianty jsou dostupné ve webovém Gmailu i v mobilní aplikaci pro Android a iPhone, některé možnosti nastavení se ale mohou lišit. Změna rozvržení se projeví po uložení nastavení. Gmail zároveň průběžně vyhodnocuje, jak se zprávami zacházíte. Přesouváním chybně zařazených e-mailů a označováním důležitých zpráv mu můžete pomoci lépe rozpoznat své preference.

Co udělat hned teď

Nemusíte měnit všechno najednou. Začněte připomenutími. Jejich zapnutí zabere jen pár sekund a Gmail vám může začít upozorňovat na starší konverzace, které čekají na odpověď. Pak se rozhodněte, jestli vám víc vyhovuje Prioritní pošta, nebo karty s kategoriemi.

Pokud máte odesílatele, jehož zprávy nesmějí zapadnout – například účetní, školu nebo lékaře –, vytvořte si na počítači filtr, který jejich e-maily označí jako důležité. Pokud chcete, aby se zobrazovaly přímo v kartě Primární, nastavte filtr také tak, aby zprávy automaticky zařazoval do této kategorie.

Žádný z těchto kroků nevyžaduje placenou verzi Gmailu. Základní funkce jsou dostupné i v bezplatném osobním účtu, stačí najít správné nastavení.